Już w wielu aspektach naszego życia odchodzimy od tradycji. Weźmy jako przykład telewizję, którą powoli zastępuje internet, palmtop zamiast komputera przenośnego, szkolenia z trenerami zastąpione platformami e-learningowymi. Teraz przyszedł czas na seminaria, konferencje, spotkania, szkolenia i prezentacje. Te wszystkie formy występu, który dotychczas odbywał się face to face, przybrał nową formę seminarium online.

Co to jest webinar?

Webinar, webinarium, którego nazwa powstała z połączenia dwóch słów (ang. web – sieć, seminar – spotkanie), w polskim tłumaczeniu oznacza właśnie seminarium online. Jest to internetowe spotkanie, które ma przypominać tradycyjne z trenerem prowadzącym szkolenie oraz umożliwiać organizowanie spotkań na odległość.  Webinarium jest realizowane i prowadzone za pomocą technologii webcast umożliwiającej obustronną komunikację między prowadzącym spotkanie a jego uczestnikami przy pomocy wirtualnych narzędzi.

Webinarium ma na celu przekazanie pewnych treści (szkoleniowych lub marketingowych), które stanowią określoną wartość dla uczestników. Webinarium nie powinno się wykorzystywać do nachalnych reklam.

Do zorganizowania internetowego spotkania zazwyczaj realizator posługuje się przede wszystkim specjalnym, ogólnodostępnym oprogramowaniem, a narzędzia jakie może użyć to:

• udostępnianie plików dla uczestników szkolenia,
• prezentacja z pokazem slajdów,
• tablica, na której można zapisywać pewne informacje,
• emisja głosu za pomocą technologii cyfrowej VoIP lub telekonferencja,
• tworzenie obrazu video przy użyciu kamery internetowej,
• dzielenie pulpitu z odbiorcami szkolenia,
• prowadzenie chat room,
• prowadzenie krótkich testów i quizów.

Aby przybliżyć Wam ideę webiarium obejrzyjcie poniższy film objaśniający to pojęcie. Film w języku angielskim.

Lepiej w realu, czy w wirtualu?

Istnieje wiele, istotnych różnic między tradycyjnymi spotkaniami a tymi prowadzonymi przez internetowe kanały komunikacji. Przede wszystkim seminarium internetowe jest tańszą opcją, gdyż jedyną opłatą dla uczestnika jest jego rejestracja na szkolenie, która jest znacznie niższa niż w przypadku tradycyjnych szkoleń. Uczestnik musi również posiadać komputer z dostępem do Internetu. Natomiast z punktu widzenia organizatora szkolenia, opłata jest związana z zakupem odpowiedniego oprogramowania (aczkolwiek istnieją również darmowe wersje) oraz wynagrodzenie trenera. W seminariach tradycyjnych, bezpośrednich z trenerami jest dodatkowo wliczona cena za wynajem sali konferencyjnej, wyżywienie uczestników szkolenia czy zapewnienie im noclegu, co zwiększa cenę całościową uczestnictwa w szkoleniu.

Webinarium gwarantuje również oszczędność czasu, gdyż nie ma konieczności podróży na miejsce spotkania (tak jak w przypadku konwencjonalnego seminarium). W dodatku uczestnicy szkolenia mogą być rozproszeni po całym świecie, jedyną barierą jest język prowadzonego szkolenia. Liczba uczestników szkolenia może być różna – od kilku do tysiąca osób.

Niezwykłą zaletą webinaru jest możliwość jego obejrzenia po zorganizowanym wirtualnym spotkaniu. Dlatego jest to dobra opcja dla osób, które przegapiły seminarium lub których nie stać było na uczestniczenie w nim online. Oto przykład nagrania webinarium przez Kancelarię WierzbowskiEversheds.

To, czego brakuje seminarium online, to rozmowa bezpośrednia z prowadzącym szkolenie, która często sprzyja nawiązywaniu kontaktów biznesowych. Może też wydawać się, że wyjaśnienia pewnych kwestii i odpowiedzi na pytania uczestników nie zawsze są do końca jasne, gdyż cała rozmowa pozbawiona jest pierwiastka bezpośredniości.

Dużą wadą są problemy technicznez połączeniem internetowym, transmisją obrazu i video. Gdy użytkownik, w momencie organizowanego szkolenia online nie będzie miał dostępu do Internetu jest on wyeliminowany z możliwości uczestniczenia w spotkaniu, za które już zapłacił (zapewne istnieją pewne regulacje wyjaśniające takie sytuacje i w jaki sposób można odzyskać pieniądze).  Poniżej tabela z zaletami i wadami seminarium internetowego.

Jeśli jesteście ciekawi, jak wgląda seminarium online poniżej przedstawiam filmy z przeprowadzonymi już webinarami.

Jak zatem przeprowadzić skuteczne webinaria?

Na początku należy zastanowić się, jakie zagadnienie chcemy podjąć na webinarze – poszukaj ciekawych tematów, być może istnieje zainteresowanie jakąś specyficzną tematyką. Narzędziami, jakimi można się posłużyć by zebrać te informacje to np. kwestionariusz ankietowy i analiza for internetowych.

W momencie zgłoszeń uczestników należy sprawdzić jaka jest specyfika grupy odbiorców. Na tej podstawie można dopasować styl swojej prezentacji.

Trener biznesowy i konsultant szkoleń online, pani Marta Eichstaedt, wymienia również ważne elementy organizowania seminariów online. Po pierwsze, należy wybrać odpowiednie oprogramowanie pod względem zarządzania listą uczestników, komunikacją z uczestnikami szkolenia oraz narzędziami wykorzystanymi podczas webinarium. Ważne jest również, by firma prowadząca szkolenie internetowe realizowała swoją ogólną strategię komunikacji marki z rynkiem odbiorców.

Nie należy zapominać, że cały ciężar webinarium spoczywa na trenerach. Dlatego też, trzeba wybrać osoby, które do takiej formy prezentacji zostały również odpowiednio przeszkolone w zakresie emisji głosu, aktywowania odbiorców do dyskusji czy prowadzenia prezentacji internetowej. Prowadzący szkolenie musi pamiętać, że z powodu ograniczonego kontaktu z uczestnikami prezentacja musi być jasna i przejrzysta oraz nie zawierać dużo tekstu.

W innych kwestiach trener powinien mieć przygotowane materiały szkoleniowe dla uczestników, wygodną opcją jest stworzenie prezentacji ze slajdami. Również po skończonym webinarium można przekazać film/prezentację swoim słuchaczom, jako element materiałów szkoleniowych.

I na koniec, rady z innej beczki: na monitorze prowadzącego nie powinny być włączone żadne komunikatory czy prywatne zakładki przeglądarek, należy również wyczyścić historię wpisywanych stron internetowych.

Samo webinarium powinno trwać max. 2 godziny. Przy planowaniu długości trwania prezentacji i jej poszczególnych elementów nie zapomnij o czasie przeznaczonym na zadawanie pytań przez uczestników szkolenia.

Z punktu widzenia odbiorców webinaru, powinni mieć oni zainstalowaną najnowszą wersję programu Adobe Flash Player i posiadać stabilne łącze internetowe o parametrze download minimum 256 Kbs.