Nie ma idealnej recepty na napisanie prawidłowej oferty handlowej. Pracując przy opracowaniu oferty można opierać się na dwóch rozwiązaniach:

• Wykorzystywanie gotowych szablonów dostosowanych do określonych wymagań klienta.
• Przygotowanie indywidualnie wykonanej oferty pod konkretne potrzeby projektu.

Bez względu na wybór wariantu każda oferta powinna mieć charakter modułowy. Składają się na nie:

• wstęp: czyli krótką informację do kogo kierujemy naszą propozycję oraz jaki jest jej cel,
• opis mechanizmów, które chcemy zaprezentować klientowi: zazwyczaj stosuje się tutaj tabelaryczną prezentację funkcjonalności jakie mogą być wykorzystane podczas realizacji projektu wraz z krótkim opisem,
• wycena projektu: zazwyczaj proponuje się klientowi kilka wariantów dostosowanych do określonych wymagań. Należy również uwzględnić etapowe wdrażanie przedsięwzięcia z podziałem na kamienie milowe – najlepiej wyceniać je oddzielnie. Nie zapomnijmy dodać całkowitej kwoty za realizację projektu – klient lubi znać koszty jakie poniesie.
• dane osoby kontaktowej: nie piszemy oferty anonimowo. Klient musi wiedzieć do kogo może się zwrócić w celu pozyskania odpowiedzi na pojawiające się pytania.

Ponadto w ofercie możemy opisać ciekawe innowacyjne pomysły, które chcielibyśmy wdrożyć w realizowany projekt. Wzmocni to naszą firmę jako profesjonalną, dla której ważne są nowe wyzwania.

Pamiętajmy również, że oferta to narzędzie marketingowe. To jak jest napisana odzwierciedla naszą firmę i sposób jej funkcjonowania na rynku. Miejmy również na uwadze, że przedstawiona oferta jest zazwyczaj pierwszym elementem kontaktu z klientem. To jak będzie odebrana ma wpływ na dalszą współpracę oraz powodzenie całego przedsięwzięcia. Uczulamy tutaj na dokładność i szczegóły – używajmy jasnego języka zrozumiałego dla naszego odbiorcy by skutecznie sprzedać swój produkt.